Terms of Reference (ToR): Actualiseren van kwaliteitssysteem
20 april, 2026
Achtergrond van de opdracht
Justice & Peace Nederland werkt aan de bescherming van mensenrechten en het versterken van een inclusieve samenleving, onder meer via de programma’s Shelter City en Samen Hier. Met een team van 13 medewerkers werkt de organisatie aan ambitieuze projecten, in nauwe samenwerking met maatschappelijke organisaties, onderwijsinstellingen, gemeenten en nationale overheid.
De organisatie bevindt zich in een fase van doorontwikkeling waarin verdere professionalisering en harmonisatie van interne processen noodzakelijk is. Beleidsdocumenten, procedures en het kwaliteitshandboek vormen de basis voor effectief en verantwoord werken, zowel intern als in relatie tot partners en financiers. Tegelijkertijd zijn deze documenten in de loop der tijd organisch gegroeid en sluiten zij niet altijd meer volledig aan op de huidige praktijk, wet- en regelgeving en relevante governance- en kwaliteitskaders (zoals CBF, WBTR, ISO en andere normen).
In deze context is er behoefte aan een gerichte actualisering en samenhangende herziening van deze documenten, zodat zij weer ondersteunend zijn aan het dagelijks werk en bijdragen aan transparantie, consistentie en kwaliteit binnen de organisatie. Belangrijk hierin is dat de documenten werkbaar zijn in zowel de programmatische als administratieve praktijk van een dynamische organisatie als Justice & Peace.
Het doel van deze opdracht is het actualiseren van het kwaliteitssysteem, met nadruk op het actualiseren van het kwaliteitshandboek, de beleidsdocumenten en de procedures.
Onderdelen van de opdracht
De opdracht omvat ten minste de volgende samenhangende onderdelen:
a. (Gap-)Analyse
In deze fase wordt een gerichte analyse uitgevoerd van bestaande beleidsdocumenten, procedures en het kwaliteitshandboek. De analyse is praktisch en risico-gericht en dient als basis voor keuzes over wat nodig is om te voldoen aan relevante governance-, kwaliteits- en donorvereisten, en wat werkbaar is binnen de organisatiecontext.
Dit omvat:
- Review van bestaande beleidsdocumenten, procedures en relevante ondersteunende documentatie
- Identificatie van verouderde, ontbrekende of onderling inconsistente onderdelen
- Analyse van relevante externe kaders (zoals governance-, kwaliteits- en donorvereisten) in relatie tot de huidige praktijk
- Inventarisatie van knelpunten, risico’s en prioriteiten voor actualisatie
Indicatief vallen ten minste de volgende domeinen binnen de scope van de opdracht:
- Governance & organisatie (o.a. organogram, besluitvorming, rollen en mandaten, reglementen)
- Strategy & programmamanagement (planning, monitoring & evaluatie, rapportage)
- HR-beleid (werving & selectie, functioneren, arbeidsvoorwaarden, integriteit)
- Integrity, safeguarding, wellbeing en klachtenmechanismen
- Finance & control, inkoop, contractmanagement en fondsenwerving
- Informatiebeveiliging, archivering en datamanagement
- Interne en externe communicatie
De definitieve scope en documentlijst worden in de analysefase vastgesteld in afstemming met de organisatie.
b. Structurering en actualisering van het kwaliteitssysteem
Op basis van de analyse wordt een samenhangend en werkbaar kwaliteitssysteem herzien en heropgebouwd. De nadruk ligt op consistentie, logische structuur en praktische toepasbaarheid binnen een kleine organisatiecontext.
Dit omvat:
- Herstructurering van het kwaliteitshandboek tot een logisch en toegankelijk geheel
- Actualisering van bestaande policies en procedures
- Ontwikkeling van ontbrekende beleidsstukken waar nodig
- Harmonisatie van definities, rollen en processen over documenten heen
- Zorgdragen voor consistentie met governance-, kwaliteits- en donorvereisten
c. Vertaling naar praktijk
De geactualiseerde documenten worden vertaald naar praktische toepassing binnen de organisatie. Dit onderdeel is essentieel om te borgen dat het kwaliteitssysteem niet alleen op papier bestaat, maar daadwerkelijk wordt gebruikt.
Dit omvat:
- Praktische toelichting en toepassing van kernprocessen voor teams
- Verduidelijking van eigenaarschap per beleid en procedure
- Voorstel voor beheer en updatecyclus
- Richtlijnen voor gebruik in de dagelijkse praktijk
Aanpak van de opdracht
Justice & Peace zoekt een doelgerichte en pragmatische aanpak, waarin analyse, afstemming en co-creatie worden gecombineerd. De aanpak is gericht op zowel inhoudelijke kwaliteit als praktische toepasbaarheid binnen de organisatie.
De aanpak omvat naar verwachting:
- Beknopte documentanalyse
- Gerichte interviews met relevante medewerkers (o.a. MT)
- Tussentijdse afstemming met het MT
- Terugkoppeling en verwerking van feedback
- Eindpresentatie aan heel het team
De opdracht resulteert in:
- Startdocument
- Bevestigde scope en documentlijst
- Aanpak, planning en werkvormen
- Gap-analyse en advies
- Overzicht van verouderde, ontbrekende en/of inconsistente policies en procedures
- Analyse van risico’s en prioriteiten
- Voorstel voor de structuur van het vernieuwde kwaliteitssysteem en kwaliteitshandboek
- Geactualiseerde conceptversies van policies, procedures en kwaliteitshandboek
- Geharmoniseerde en geactualiseerde documenten binnen de afgesproken scope
- Logische structuur, consistente opbouw en versiebeheer
- Definitieve set documenten en implementatieadvies
- Definitieve versies na 1–2 feedbackrondes, ter goedkeuring
- Implementatieadvies met aandacht voor:
- introductie binnen het team
- eigenaarschap en beheer van documenten
- review- en updatecyclus (bijv. jaarlijks of tweejaarlijks)
De opdracht heeft een indicatieve doorlooptijd van 2–3 maanden, met de volgende fasering:
- Fase 1 (30 uur) – (Gap-)Analyse: documentreview, interviews en eerste analyse
- Fase 2 (90 uur) – Actualisering: uitwerking van prioriteiten en strategische keuzes, inclusief werksessie(s)
- Fase 3 (30 uur)- Validatie: vertaling naar praktijk, afstemming met MT en oplevering aan het team
De exacte planning en fasering worden in overleg vastgesteld. De verwachtte inspanning is ongeveer 150 uur. Geïnteresseerde partijen wordt gevraagd een realistische budgetindicatie te geven op basis van deze inschatting. Justice & Peace richt zich met deze opdracht primair op zelfstandige consultants en minder op grotere bureaus, en zoekt iemand die zowel strategisch kan denken als praktisch kan meewerken aan de vertaling naar de organisatie.
Profiel van de opdrachtnemer
De opdrachtnemer voldoet bij voorkeur aan het volgende profiel:
- Aantoonbare ervaring (minimaal 5 jaar) met bedrijfsvoering en kwaliteitsmanagement binnen ngo’s/non‑profits.
- Kennis van en ervaring met relevante kaders zoals CBF‑erkenning, WBTR, ISO‑normen of vergelijkbare kwaliteitsstandaarden is een duidelijke pre.
- Sterke analytische en schriftelijke vaardigheden in het Engels.
- Vermogen om complexe materie te vertalen naar heldere, praktische documenten.
Interesse?
Geïnteresseerde partijen worden uitgenodigd een beknopt voorstel (max. 3 A4) in te dienen met hun aanpak, planning, budgetindicatie en relevante ervaring. In de beoordeling wordt met name gekeken naar de relevante ervaring, de kwaliteit van de voorgestelde aanpak en methodologie, de beschikbaarheid binnen de gewenste periode en de kosten (dag/uurtarief en totaalbegroting).
De verdere invulling van de opdracht en voorwaarden wordt in overleg met de geselecteerde opdrachtnemer vastgesteld. Justice & Peace doorloopt het selectieproces met de nodige aandacht en urgentie.
Voor vragen of nadere informatie kan contact worden opgenomen via vacature@justiceandpeace.nl Voorstellen kunnen worden ingediend via hetzelfde e-mailadres, onder vermelding van “Kwaliteitssysteem Justice & Peace”.
De oproep blijft open totdat een geschikte kandidaat is geselecteerd. Gesprekken vinden doorlopend plaats.